Processo para reduzir o custo de propriedade em TI (TCO)

Após a empresa de consultoria americana Gartner Group divulgar um relatório apresentando um custo de US$ 9.784 por PC com o Microsoft Windows 95, as empresas perceberam o impacto dos custos indiretos que incidem em um computador. Muito desses custos ocultos são gastos em outras áreas da organização ou por fator não levados em consideração anteriormente, como o impacto nos negócios gerados por uma paralisação da rede local de computadores ou por um vírus em um ou mais computadores. O custo total de propriedade é diretamente proporcional a complexidade e ao uso dos computadores. No Brasil, o custo por computador está em torno de US$ 6.000 em função da menor complexidade da infra-estrutura da tecnologia da informação e do custo do treinamento.

Um plano de redução do TCO (Total Cost of Owership) possui seis etapas:

1. Planejar;
2. Padronizar;
3. Centralizar;
4. Proteger;
5. Automatizar; e,
6. Controlar.

Essas etapas são implementadas de forma síncrona e constantemente revisadas para identificar desvios e preparar novos planos de ações.

A etapa de planejamento consiste em identificar todas as ações da área de tecnologia da informação para apoiar os negócios da empresa, elaborando um plano de sistemas de informações e o plano de capacidade da infra-estrutura. Nesta etapa deve-se definir as métricas necessárias para oferecer um nível de serviço adequado aos negócios da empresa, e por conseqüência qual a infra-estrutura que deve ser implementada com seu grau de robustez, integração e segurança.

Com as informações do planejamento é possível desenvolver soluções padrões de tecnologia para atender as áreas de negócios. O objetivo dessa etapa é chegar ao menor número possível de soluções para reduzir a complexidade da infra-estrutura, criar oportunidades de compras por volumes e minimizar o esforço de suporte técnico. Para que as propostas de padronização sejam implementadas é fundamental o apoio de toda área de tecnologia da informação, evitando que outras soluções sejam aplicadas.

A próxima etapa é a centralização da operação, incluindo help-desk, monitoração, manutenção e os servidores de bancos de dados. Para algumas pessoas essa ação pode ser um paradigma, pois faz parte da estratégia de muitas empresas a descentralização das operações nas unidades remotas. Porém, o custo para manter equipes e processos redundantes é bastante alto. O processo torna-se mais simples com o fato da infra-estrutura ser padronizada.

Outra etapa no processo de redução do TCO é a segurança do ambiente de processamento de dados. Uma política de segurança deve ser estabelecida e implementada na empresa para evitar acessos não autorizados e perda de dados corporativos. Proteger o ambiente evitará um esforço adicional do pessoal técnico na recuperação em caso de falha dos computadores, por falha de hardware ou por ação de hackers. Além é claro do prejuízo financeiro que a empresa estará exposta. Nessa etapa é recomendada uma analise de risco de falha da infra-estrutura e o estabelecimento de planos de recuperação. Para reduzir o esforço extra do pessoal em períodos de auditoria se recomendada que os planos sejam apresentados à auditoria interna para uma apreciação prévia.

A etapa de automatizar as ações corretivas e de comandos de operação tem como objetivo minimizar a interferência humana, evitando erros e reduzindo o pessoal de operação e monitoração. Essa etapa longa e trabalhosa, requerendo um conhecimento amplo do ambiente e participação de várias áreas técnicas interagindo entre si. Porém os resultados são enormes na redução do TCO. Podemos dividir essa etapa em três partes:

1. Escolha das ferramentas de automação para cada área de tecnologia;
2. Integração das ferramentas para aumentar o nível de automação; e,
3. Automação e controle dos processos para garantir os níveis de serviços dos negócios, onde são envolvidos todos os elementos de tecnologia que suportam uma determinada área de negócio.

A última etapa é o permanente controle dos custos e das ações para reduzir o TCO. O controle de custos não deve se limitar aos gastos diretos da área de tecnologia da informação, mas também dos custos das áreas de negócios com treinamento e utilização da infra-estrutura de tecnologia da informação. Periodicamente devem ser realizados benchmarking com outras empresas para avaliar o nível de performance da área técnica, avaliando custos e processos. Também, constantes testes de mercado para avaliar se os serviços internos da área técnicos são competitivos com os serviços oferecidos por empresas especializadas.