A metodologia 5s é utilizada para melhorar a produtividade das pessoas e organizações. Foca na redução do tempo de acesso as coisas necessárias para o trabalho, na redução de despesas com materiais e equipamentos, na melhoria de qualidade de produtos e serviços e na satisfação das pessoas com o trabalho. O 5S pode ser aplicado em qualquer ambiente de trabalho, nos setores de serviços, manufatura e primário. Os 5S são: Seiri: Senso de Utilização; Seiton: Senso de ordenação; Seiso: Senso de limpeza; Seiketsu: Senso de saúde ou de limpeza organizada; Shitsuke: Senso de autodisciplina. Esse artigo discute o 5S dentro do contexto das organizações de TI e telecomunicações.
As organizações de TIC estão envolvidas em processos de melhoria da eficiência de gestão através a partir de frameworks de mercados como o Cobit, ITIL, PMI, CMMI, ISO 2000, eSCM e outros. O objetivo é o compliance com a governança corporativa, principalmente em empresas que pretendem fazer IPO (oferta pública de ações) e empresas que já operam no mercado de ações e possuem baixa maturidade organizacional em TIC. A adoção de forma orquestrada desses padrões de mercado acelera o deslocamento da organização de TIC para níveis de maturidade mais elevados.
Um projeto de governança de TIC varia de empresa para empresa. Não existe uma única solução. Cada organização de TIC deve desenvolver seu projeto de governança. A fase inicial do projeto é “limpar a casa” e iniciar um programa de mudança cultural e comportamental da equipe. A partir da fase inicial do projeto o 5S pode ser aplicado como princípio na definição de processos das próximas fases.
Vamos analisar os cinco propósitos da metodologia:
Seiri. Senso de Utilização. Refere-se à prática de avaliar se todos os recursos estão disponíveis para a execução das atividades do executante. Verificar se todos os softwares necessários estão instalados corretamente; se o hardware tem desempenho suficiente para extrair o máximo de produtividade de uso; se os níveis de acesso são compatíveis com a função do executante; se as informações estão disponíveis no momento que são necessárias para desenvolver uma atividade; se a documentação está atualizada para a execução da atividade; etc. Isso requer processos e descrição de cargos bem definidos e documentados.
Seiton: Senso de ordenação. Enfoca a necessidade de um ambiente bem organizado. Um bom layout ajuda no fluxo de informações e decisões. Em ambientes de desenvolvimento e controle é importante baixo nível de ruído e aspectos que possam tirar a concentração dos analistas. Interrupções tiram a produtividade das pessoas.
Seiso: Senso de limpeza. Refere-se à necessidade de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. Tanto no aspecto físico como no aspecto lógico. Por exemplo, devemos eliminar códigos desnecessários nos programas. Isso reduz o número de linhas de código, facilita a manutenção e elimina riscos de uso mal-intencionado. Outro exemplo é a retenção de arquivos além dos prazos legais necessários. Essa prática pode parecer segura para o pessoal de TIC, mas além de consumir recursos desnecessários (processamento, disco e mídia de backup) pode colocar a empresa em apuros em auditorias legais por ter na base dados que possam ser questionados. É um risco desnecessário.
Seiketsu: Senso de saúde ou de limpeza organizada. Enfoca a padronização das práticas de trabalho. A regularidade e a institucionalização da manutenção das coisas limpas e organizadas como parte de “gerência visual” é um meio eficaz na busca da melhoria continua. O sucesso de implantação de qualquer metodologia está associado a sua incorporação nas práticas das pessoas no seu dia-a-dia. Na área de TIC temos várias oportunidades. Evitar papéis em cima da mesa mitiga o risco de alguém mal-intencionado use informações reservadas para fraudar os sistemas. Em implantações de Cobit, ITIL, PMI e outros frameworks de gestão de TIC o senso de organização é fundamental para o sucesso. Lembrando que a implantação de um modelo de governança de TIC é um projeto de transformação cultural e de comportamento. Esse senso pode ser associado também à saúde pessoal e ao relacionamento de equipes. Uma vida organizada reduz o stress e o trabalho em ambientes onde as pessoas têm os mesmos objetivos o senso de equipe é potencializado.
Shitsuke: Senso de autodisciplina. Refere-se à manutenção e revisão dos padrões estabelecidos nos 4s anteriores. Essa prática transforma a maneira de trabalhar, evitando o retorno às práticas antigas. Os frameworks de gestão como Cobit, ITIL, CMMI e PMI incorporam essa prática. No Cobit na dimensão “Controlar” foi introduzido práticas de melhoria contínua. No ITIL, o uso de técnicas de melhoria contínua como o PDCA do Deming são rotina. O nível 5 CMMI requer práticas de melhoria contínua incorporadas às atividades das pessoas. No PMI, as sessões de “lições aprendidas” enfocam a melhoria contínua.
A padronização das práticas e a institucionalização do 5S e de frameworks de gestão torna mais fácil para todos na organização, incluindo os recém-chegados, continuar melhorando e se expandindo.
A implantação de qualquer programa de melhoria contínua requer uma liderança forte e inspiradora. O sucesso de programas de 5S e de outros frameworks de TIC está diretamente ligado a capacidade de liderança dos gestores. Disciplina, coaching, reconhecimento e punição estão associados ao sucesso do projeto.
O 5S está incorporado ao Kaizen, uma filosofia de transformação para o bem. Os elementos do kaizen são: qualidade, esforço, disposição para mudar e comunicações. O kaizen ressoa bem com a velocidade da mudança em níveis operacionais na organização. A simplicidade torna a implementação fácil, embora algumas vezes seja prejudicada pelos aspectos culturais que não sejam receptivas a autodisciplina.
Sumarizando, a metodologia 5S é útil como apoio para a transformação cultural das organizações que buscam melhoria contínua. A metodologia está alinhada com os principais frameworks de gestão de TIC e seu uso combinado com as metodologias de implantação ajuda no sucesso do projeto e sua continuidade.