A Contabilidade está cada dia mais complexa com a introdução de normas internacionais como o IFRS e requerimentos legais como o SPED, além de incorporar uma forte componente de TI. Atualmente, para empresas de qualquer porte é essencial um forte suporte sistêmico para as operações contábeis.
Um software de contabilidade deve incorporar pelo menos as seguintes funções:
- Livro-Razão;
- Contas a Pagar;
- Contas a Receber;
- Folha de Pagamento;
- Inventário;
- Custos;
- Imobilizado;
- Entrada de Pedidos;
- Orçamento;
- Produção;
- Contabilidade Internacional;
Além das questões operacionais citadas acima é importante que o software de Contabilidade ofereça apoio gerencial para tomada de decisões. Entre as funções importantes podemos destacar:
- Relatórios e análises gerenciais. Essas funcionalidades permitem os executivos terem uma visão integrada das atividades financeiras e auxilia no acompanhamento das normas de conformidade legais, permitindo ações gerenciais antecipadas para evitar prejuízo e desgaste de imagem das organizações;
- Gráficos. Apesar de a contabilidade ser focada em números, a visualização dessas informações em formato gráfico permite observar tendências e desvios do planejamento de forma que apenas os números não conseguem traduzir;
- Automação. Para muitas empresas o simples lançamento de informações contábeis não é suficiente. Muitas empresas precisam integrar outras informações através de processos automáticos como: despesas com funcionários, folha de pagamento e horas trabalhadas, orçamentos consolidados e departamentais; requisições de compras e outras atividades financeiras complexas;
- Facilidade de atualização. Com a dinâmica da legislação tributária, novas regulamentações e práticas financeiras se alterando todo tempo, é vital que o software tenha flexibilidade para se adaptar rapidamente aos novos processos;
- Personalização. Partindo do princípio que cada empresa opera de modo diferente é importante que o software tenha facilidade para incorporar modificações de processos baseados nas práticas particulares das empresas;
- Facilidade de acesso via Internet. A própria legislação prevê a transmissão de dados contábeis via Internet. Desta forma, é importante que o software possua facilidades para conexões seguras via Internet;
- Interoperabilidade. Os dados da contabilidade devem ser utilizados por outros aplicativos das empresas para garantir uma forte integração de informações e controle. O software deve ter a capacidade de interoperar com outros softwares de forma fácil, segura e confiável;
- Escalabilidade. O software deve atender e se ajustar de forma transparente ao crescimento da empresa sem impactar ao aumento das transações eletrônicas e novos usuários;
- Expansibilidade. O software deve ser capaz de evoluir em escopo e tamanho para atender as necessidades de integração e novas funcionalidades necessárias ao suporte ao crescimento da empresa;
- Segurança. O software de contabilidade é vital para a própria existência da empresa. Se os dados são perdidos ou adulterados a empresa perde dinheiro, reputação e negócios.
O software deve ser capaz de gerenciar de modo seguro os acessos aos dados e não permitir atualizações de dados não autorizados. A correta seleção de um software de contabilidade garante o controle eficiente do negócio da empresa, oferecendo suporte para tomadas de decisão, garantindo o crescimento da organização sem impacto e custos adicionais.