A gestão de fornecedores – Vendor Management – é uma disciplina que permite às organizações controlar custos, buscar excelência operacional e reduzir riscos de fornecimento de produtos e serviços no ciclo de vida de um negócio. Gestão de fornecedores não é negociar o menor preço. Gestão de fornecedores é trabalhar, continuamente, para chegar a acordos que beneficiem mutuamente ambas as empresas.
A fase inicial é desenvolver um caso de negócio para definir o papel estratégico do fornecedor na cadeia de valor da empresa. Deve-se definir o nível de serviço (SLA) desejado e as métricas para avaliar a prestação dos serviços, incluindo qualidade e ganhos de produtividade ao longo do contrato.
A próxima fase é qualificar os fornecedores que estarão aptos a participar do processo de aquisição (RFQ – Request-for-Qualification) da empresa. Esse processo garante que todos os fornecedores poderão entregar os produtos e serviços dentro dos critérios pré-estabelecidos pela empresa.
Caso a empresa necessite conhecer as soluções existentes no mercado para um desafio interno (solução de um problema ou melhoria de processo), o melhor mecanismo é desenvolver uma RFI – Request-for-Information. Esse documento compartilha o desafio com o grupo de fornecedores qualificados da empresa para discutir as soluções possíveis e obter custos direcionais.
Outra maneira adotada por algumas empresas, principalmente no exterior, é publicar seus desafios em sites de Inovação Aberta – Open Innovation – para compartilhar seus desafios com a comunidade global da Internet. A partir de critérios pré-estabelecidos de seleção, confidencialidade e recompensa é identificado e contratado o serviço ou produto.
A fase seguinte de aquisição é a emissão de uma RFP – Request-for-Proposal. Esse documento define os parâmetros e critérios para a aquisição de produtos e serviços, incluindo as negociações contratuais e análises de riscos. Nessa fase é importante compartilhar o máximo de informações possível para que os fornecedores conheçam a dimensão do serviço a ser prestado.
Selecionados os fornecedores estratégicos deve-se, constantemente, interagir com eles para ganhar seu comprometimento para apoiar o seu negócio. A parceria deve buscar o equilíbrio de preços e a qualidade dos serviços para se manter competitivo. Isso implica em discutir com os fornecedores suas estratégias e avaliar com eles melhores alternativas de trabalho.
Uma boa gestão de fornecedores garante uma parceria de longo prazo e o constante aperfeiçoamento dos serviços e ganhos de produtividade. Isso evita a troca constante de fornecedores para conseguir redução de preço no curto prazo. Os benefícios de um relacionamento de longo prazo é o fortalecimento da confiança mutua e tratamento preferencial no fornecimento de produtos e serviços.
Essa parceria implica também em auxiliar o fornecedor na busca da qualidade e produtividade. O retorno é a redução dos custos dos produtos e serviços.
Uma atividade constante para minimizar potenciais interrupções de fornecimento é a análise de risco da cadeia de fornecedores. Isso é fundamental para garantir a continuidade dos negócios da empresa. A análise de risco define as estratégias de fornecedores da empresa. Por exemplo, ter mais de um fornecedor para o mesmo produto ou serviço.
Resumindo, a gestão de fornecedores é uma disciplina fundamental para a continuidade e prosperidade da empresa. A estratégia deve ser de parcerias de longo prazo e desafios de redução de preços no curto prazo devem ser discutidas em conjunto, baseadas na confiança mutua dentro do conceito win-win (ganha-ganha).