O ERP é um sistema de informação para a gestão integrada de processos que cobre todos ou parte dos negócios de uma organização e suas interações com a cadeia de fornecedores, clientes e governo. O ERP integra as informações entre os processos de negócios de forma automática e em tempo real, permitindo uma melhor gestão, melhoria de processos, maior produtividade e redução de custos. Por integrar as melhores práticas de negócios do mercado, os ERP produzem transformações positivas nos negócios das empresas. Permite que as empresas resolvam rapidamente problemas de conformidade com assuntos regulatórios e fiscais, garantindo a conformidade através de atualização no software quando houver mudanças na legislação.
Um ERP deve fornecer suporte para as seguintes áreas de negócios:
- Finanças/Contabilidade: Livro Razão; Contas a Pagar; Gestão de Caixa; Ativo Fixo; Contas a Receber, Orçamento e Conciliação de Contas; etc.
- Recursos Humanos: Folha de Pagamento; Treinamento; Benefícios; Recrutamento; etc.
- Manufatura: Engenharia; Lista de Materiais; Ordens de Serviços; Programação da Produção; Gestão do Workflow; Controle de Qualidade; Gestão de Custos; Projetos de Fabricação; Fluxo da Produção; Custeio; Gestão do Ciclo de Vida dos Produtos; etc.
- Gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management): Ordens de Pagamento; Entrada de Pedidos; Compras; Especificação do Produto; Planejamento da Cadeia de Suprimentos; Programação do Fornecedor; Inspeção de Mercadorias; Processamento de Pedidos; Comissões; etc.
- Gerenciamento de Projetos: Custeio; Controle dos Investimentos e Despesas; Unidades de Desempenho; Gerenciamento de Atividades; etc.
- Gestão do Relacionamento com Clientes: Vendas e Marketing; Comissões; Atendimento ao Cliente; Apoio ao Call Center; etc.
- Serviços Self-Services: Serviços que disponibilizam informações para uso de clientes, fornecedores e empregados.
- Controle de Acesso: Gerenciamento de acessos privilegiado e restrito para usuários do sistema de acordo com suas necessidades para exercer suas funções dentro da organização.
O ERP deve possuir os seguintes componentes:
- Banco de dados transacional;
- Portal de Internet
- Painéis de controle gerencial com suporte a gráficos e estatísticas;
- Sistemas de Business Intelligence;
- Relatórios operacionais e gerenciais personalizados;
- Suporte a EDI e Web-EDI;
- Gestão de Documentos;
- Gestão de Workflow;
- Sistema de Ajuda.
Tipicamente, os ERPs são modulares e podem ser implantados de forma seletiva. Alguns fornecedores de ERP se especializam em determinados mercados. Entretanto, a maioria dos ERPs suportam as funções de finanças e contabilidade.
Um dos fatores críticos na implantação de um ERP é a migração de dados. Mover um dado de um banco de dados de um sistema legado não é uma simples operação “de-para”. Muitas vezes é necessário transformar o dado para se adequar a estrutura de dados do ERP. No processo de migração de dados outro desafio é a qualidade do dado transferido. Existem softwares específicos para extração, transformação e carga de dados, conhecidos como ETL (Extract, Transformation and Load).
Um projeto de implantação de ERP traz um forte impacto na rotina de uma organização. A implantação requer um forte apoio gerencial do primeiro escalão da empresa, um robusto planejamento, o comprometimento dos gestores das áreas de negócios afetadas pelo projeto e um plano de comunicação eficiente para toda a empresa, fornecedores e clientes.
Os critérios de avaliação de um ERP dependem da indústria e dos propósitos que se destinam. A seleção de um ERP não envolve apenas a parte de funcionalidades do software, mas também a capacidade de implantação e suporte de longo prazo do fornecedor.
Um grande mercado para ERPs no Brasil é o das Pequenas e Médias Empresas (PME). Para atender esse mercado vários fornecedores desenvolveram sistemas integrados com os principais processos para as PMEs, principalmente, os processos que envolve requerimentos legais.
A tabela a seguir mostra os principais processos para um ERP orientado para as PMEs.
| Área | Processos |
| Finanças | Plano de contas; Lançamento contábil manual; Pré-lançamento contábil; Multimoeda; Apuração de impostos (diretos e indiretos); Multiperíodo contábil; Centro de custo; Controle de orçamento |
| Vendas / CRM | Cotação; Pedido de venda; Entrega; Devolução; Nota fiscal de saída; Devolução de nota fiscal; Administração de oportunidades e etapas do ciclo de vendas (pipeline); CRM integrado |
| Compras | Pedido de compra; Recebimento de mercadoria; Devolução de mercadoria; Nota fiscal de entrada; Devolução de nota fiscal; Despesa de importação |
| Clientes/fornecedores | Administração de clientes; Fornecedores e leads; Atividades |
| Banco | Contas a pagar e a receber; Controle de depósitos; Cheques emitidos e recebidos; Pagamentos; Recebimentos; Sistema de pagamento; Extratos e reconciliações; Conciliação; Extrato bancário externo |
| Inventário | Administração de ativos; Itens alternativos; Lista de preço; Entrada em estoque; Saída de estoque; Transações de estoque; Transferência de depósito; Administração de números de série; Administração de lotes; Lista de picking |
| Fiscal | Nota fiscal eletrônica; SPED fiscal; SPED contábil, SPED PIS/COFINS; FCONT; SINTEGRA |
| Produção | Estrutura do produto; Ordem de produção; Montagem de kits; Apontamentos por código de barras; Custo industrial por absorção; Custo gerencial; Subproduto; Formação de preço de venda |
| Serviço | Adminstração de contratos de prestação de serços; Monitoramento de clientes; Base de conhecimento (Knowledge database); Adminstração de ordens de serviço |
| Recursos Humanos | Cadastro de funcionários; Folha de pagamento; Ponto eletrônico; apontamento de horas |
| Relatórios | Financeiros; Oportunidades de vendas; Vendas Compras; Parceiros de negócios; Serviços, Inventário; Produção; Recursos Humanos |
| Produção não seriada | Orçamento; Planejamento; Produção; Qualidade |
| Qualidade | Inspeção de entrada; Inspeção de processo; Registro de não conformidade; Laudos; Qualificação de fornecedores |
| Gestão de Projetos | Gestão física dos projetos (tarefas/horas); Orçamento do projeto; Apontamento de horas por projeto/tarefa; Previsto x realizado por projeto; Produção por projeto; Faturamento por projeto; Compras por projeto |