Quais as ações que devem ser tomadas após a implementação de um pacote de gestão empresarial?

Após a implementação do pacote de gestão inicia-se um processo de revisão constante do desempenho e resultados do produto. A primeira revisão feita com o auxílio dos consultores de implementação deve ocorrer entre 3 e 6 meses do término do projeto. As revisões têm como objetivo verificar os problemas de implementação, fazer reuniões com os usuários chaves para analisar o desempenho do sistema, conduzir reuniões com os analistas de sistemas para verificar a integridade dos dados e analisar com o pessoal de suporte técnico a performance da rede e dos bancos de dados. As revisões servem para certificar a qualidade do pacote de gestão e do processo de implementação. Nas revisões seguintes é possível identificar oportunidades de reengenharia nos processos da empresa, podendo simplificar a estrutura e eliminando alguns processos.

As revisões de implementação do pacote de gestão conduzem a um aperfeiçoamento do produto na empresa. Durante o período de implementação, possivelmente, algumas soluções de contorno foram adotadas para não comprometer o cronograma de implantação, porém devem ser revistas para garantir que a integração do sistema seja confiável. Recomenda-se que esses “atalhos” sejam resolvidos rapidamente antes que sejam esquecidos trazendo problemas no futuro com as novas versões do pacote de gestão.

Durante a fase de implementação algumas funções do pacote não foram utilizadas por não representarem benefício direto naquele momento, porém passada a fase de implementação essas funções devem ser revistas para avaliar as melhorias que poderiam trazer para a área de negócio. Normalmente, na fase de implementação o principal foco é implantar o pacote e as melhorias são revistas no futuro. A razão é que se poderia entrar em longas discussões sobre a validade ou não de alteração de uma prática vigente.

Além das revisões com as áreas de negócios para identificar problemas e oportunidades de melhoria, as reuniões de revisão com os analistas de sistemas e suporte são importantes. Nas revisões com os usuários deve-se verificar se o pacote foi configurado corretamente e se as informações são confiáveis, podendo ocorrer desvios devido às interfaces com os sistemas legados da empresa. Em alguns casos podem ocorrer problemas com o próprio pacote que o fornecedor deve corrigir. As reuniões de revisão com os analistas de sistemas são para verificar e corrigir eventuais problemas de integração de dados entre as áreas de negócios após a implementação do pacote. As revisões com o pessoal de suporte técnico devem verificar a performance da infraestrutura de informática que suporte o funcionamento do pacote de gestão. Análise da performance da rede de computadores, principalmente em sistemas baseados na arquitetura cliente/servidor, verificar o desempenho dos bancos de dados e os níveis de utilização dos processadores dos servidores onde executam o pacote de gestão. Um relatório detalhado enumerando todos os desvios e melhorias propostas deve ser encaminhado ao comitê executivo para análise e recomendações.

Finalmente, é o momento para avaliar um processo de reengenharia na empresa para simplificar a estrutura da empresa e eliminar processos redundantes.

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