O segundo semestre de cada ano é palco de discussões sobre planejamento de investimentos (CAPEX) e despesas operacionais (OPEX) para o próximo ano. O pessoal de finanças define o tamanho do orçamento e as áreas operacionais trabalham para alcançar o objetivo. A competição interna para investimentos é acirrada onde cada área da organização procura reservar seu quinhão para implantar os projetos que entendem serem melhor para a organização. Invariavelmente, os desejos são muito maiores que os recursos planejados por finanças. Assim começa a discussão de prioridades e retorno do investimento. Nos debates entram questões de retorno de investimento tangíveis e intangíveis. Nessas discussões entra a agenda de TI com necessidades de atualização de versões de software e hardware, projetos de segurança e melhorias de serviços. Muitos projetos de TI possuem retornos intangíveis que só o pessoal de TI consegue enxergar. No confronto com outros projetos da empresa, com justificativas insuficientes, muitos projetos de TI são adiados e as indesejáveis consequências aparecem meses depois prejudicando os objetivos empresariais e ofuscando a imagem da TI. O fator de sucesso para aprovação de projetos é a forma de como apresentar as justificativas.
O CIO deve elaborar uma estratégia para apresentar as justificativas dos projetos de forma a sensibilizar a audiência. As justificativas de projetos com retornos de investimentos tangíveis e que reduzem diretamente o budget são fáceis de justificar. O desafio está nos projetos onde implicam em aumento de despesas para melhorar os serviços.
Uma sugestão é a utilizar a estratégia do storytelling, ou seja, contar fatos de forma romanceada colocando como personagens alguns membros da diretoria e outros formadores de opinião. A técnica do storytelling é interessante porque prende a atenção da audiência e coloca todos no contexto da situação de forma emocional. Isso ajuda a vencer o desafio da falta de paciência da diretoria de escutar o pessoal de TI.
Outra sugestão é classificar a apresentação dos projetos de TI por objetivos de negócios. Por exemplo, se um dos objetivos da empresa é melhorar o atendimento ao cliente associe seu projeto de TI a esse objetivo. Avalie a possibilidade de montar uma matriz de relacionamento entre os objetivos da empresa e os projetos de TI. Isso é interessante porque muitos projetos de TI são multidisciplinares.
Na fase de planejamento procure envolver e negociar os projetos e, principalmente, valores com os diretores das áreas de negócio e os formadores de opinião. As negociações ficam melhores se incluir casos de sucessos que possam dar prestigio ao diretor da área de negócio e dando a impressão que foi ele que desenvolveu a ideia.
Quando maior o envolvimento das pessoas da organização na elaboração dos projetos de TI melhores serão as chances de aprovação dos projetos. O desenvolvimento de workshops com especialistas externos e internos produzem excelentes resultados. A intensa troca de informações e geração de ideias inovadoras, desperta o interesse das pessoas de querer ver as ideias implantadas.
Concluindo, a aprovação de projetos de TI requer uma forte estratégia de convencimento prévio e técnicas de apresentação baseadas na sensibilização da audiência. Gaste mais tempo no desenvolvimento de um storytelling do que na elaboração de slides de PowerPoint.