Antes de contratar uma consultoria de implementação do pacote de gestão, a empresa deve estabelecer claramente os papéis das partes no projeto. Estão envolvidos no projeto o fornecedor do pacote de gestão, a consultoria, os especialistas e a empresa, cada um com uma função distinta para evitar conflitos e desgastes na fase de implantação. O papel da consultoria é de implementação do pacote de gestão, identificando e resolvendo problemas de aderência do produto ao modelo de negócio da empresa. Não faz parte da premissa inicial fazer um processo de reengenharia dos processos da empresa. Os critérios de seleção devem basear-se na metodologia adotada pela consultoria, pessoal qualificado, referências excelentes e a qualidade da documentação que será deixada após a conclusão dos trabalhos.
A compreensão dos papéis de cada um é importante na implantação de pacote de gestão. O fornecedor tem a responsabilidade de entregar o produto funcionando no ambiente operacional contratado pelo cliente com a documentação apropriada. Parece fácil e simples, porém dependendo de como o ambiente operacional foi configurado, incluindo a versão do sistema operacional e do banco de dados, associado às regras internas de operação a tarefa pode ser árdua. A equipe de implantação deve ter especialistas em banco de dados, redes de computadores e analistas de software para configurar a infraestrutura de forma correta e otimizada para atender características de performance do pacote. O papel da empresa é conhecer o funcionamento do produto e manter um suporte permanente para os problemas do dia-a-dia, adquirindo independência da consultoria. E, cabe a consultoria a implementação do produto de acordo com o modelo de negócio da empresa e fazer o gerenciamento do projeto.
Os consultores empresariais são especialistas em metodologias para descrever e otimizar processos, desenvolver técnicas administrativas eficazes, desenvolver e implementar uma gestão de informática nas empresas, atendendo as expectativas dos clientes. Uma empresa de consultoria se destaca pela metodologia que emprega nos projetos, pela sua capacidade de organizar projetos complexos, por possuir pessoas experientes em seus quadros de colaboradores, por aplicar técnicas de liderança eficazes, pela sua experiência em produzir mudanças de comportamento e padrões culturais nas empresas, além da experiência na implantação de pacotes de gestão. No processo de contratação da consultoria assegure-se que profissionais com experiência no seu ramo de atividade estejam alocados no seu projeto, isso irá facilitar o processo de implantação do produto.
O preço de uma consultoria para a implementação de um pacote de gestão varia entre US$1,50 a US$3,00 por dólar investido na compra do produto. Sendo a fase de implementação a mais cara do processo de implantação do produto. A escolha certa da consultoria é fundamental para assegurar prazos e qualidade na implantação do produto. As consultorias cobram por hora trabalhada, logo atender o cronograma planejado é fundamental para ficar dentro do budget previsto.