A definição de PPM, Project Portfolio Management, é o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios, que permita a identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle de projetos, programas e outros atividades para atingir um objetivo estratégico de negócios. O PPM deve assegura que os projetos e programas estejam alinhados com as estratégias, as metas e os objetivos do negócio. O PPM deve prover informações detalhadas sobre custos e benefícios do projeto e comunicar aos stakeholders. O PPM deve gerenciar os projetos e programas de forma completa com visão holística e sistêmica para os projetos de negócios. Na gestão da capacidade de recursos, o PPM deve ter informações sobre a alocação dos recursos e o seu impacto sobre a estratégia e sobre os outros projetos do portfólio.
Uma das vantagens do PPM é analisar todos os projetos da empresa como um todo. Via de regra, todos os projetos analisados individualmente trazem benefícios para a organização. Entretanto, quando analisados em conjunto é possível analisar sua real contribuição comparando com outros projetos e o impacto que o projeto tem na empresa como um todo. O que pode ser um benefício para um departamento pode ser um prejuízo para outro na mesma empresa.
O PPM deve focar nos benefícios para a organização para alocar os investimentos. Os fundos devem estar associados aos benefícios previstos e devem estar claros para os stakeholders. A definição do benefício começa com o caso de negócio, que deve assegurar que todas as atividades e custos estão previstas no projeto. As alocações de fundos devem ser incrementais ligadas diretamente às últimas previsões de benefícios. Os benefícios dos projetos devem ser continuamente revisados para ajustar o orçamento e recursos com base nos resultados previstos. O otimismo dos gerentes de projetos deve ser examinado com cuidado para evitar suposições infundadas. Deve-se buscar insistentemente todas as formas de eficiência (tempo e dinheiro) e eficácia (melhor desempenho).
A importância do enfoque do PPM em benefícios é que eles estão diretamente ligados aos resultados do negócio. Como os negócios se alteram dinamicamente, os benefícios podem ser anulados antes da conclusão do projeto. Dentro desse contexto, é perfeitamente aceitável que um projeto seja cancelado antes do seu término se ele não auferir mais benefícios. Essa abordagem vai contra o conceito de desempenho do gerente de projeto que tem como objetivo de concluí-lo.
Um software de PPM deve incluir as seguintes características e funcionalidades:
- Gestão de portfólio de projetos;
- Planejamento de recursos;
- Suporte ao cliente e gerenciamento de contatos;
- Gerenciamento de tempo e despesas;
- Gestão financeira dos projetos;
- Gestão do orçamento e custeio;
- Gestão do conhecimento;
- Ferramentas de colaboração e análise;
- Facilidades de integração com outros sistemas da empresa;