Como Elaborar uma RFP (Request for Proposal)

A RFP é o convite enviado a um grupo de fornecedores para apresentarem propostas de venda de produtos ou serviços. Um processo de aquisição envolvendo vários fornecedores aumenta a capacidade de negociação e o poder de compra das empresas. O documento deve conter o maior número de informações possível para que os fornecedores usem sua criatividade para oferecer a melhor solução para a empresa. Desta forma, a elaboração de uma RFP é importante para garantir a eficiência do processo de aquisição. Deve seguir uma metodologia e linguagem comum ao gerenciamento de projetos, utilizando técnicas e análise de requisitos.

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São muitos os benefícios de utilizar uma RFP dentro de um processo de aquisição de produtos ou serviços. Podemos destacar: várias propostas de fornecedores melhora o processo de decisão; aumenta o poder de compra da empresa; torna o processo de aquisição claro e transparente para os fornecedores e para a empresa; retira do processo a subjetividade e concentra-se na racionalidade para selecionar o fornecedor; permite larga escala de distribuição; e, estabelece um cronograma formal de entrega das informações.

Existe uma forte relação entre a análise de requisitos de um projeto e a RFP. Se a análise for elaborada corretamente ela pode ser facilmente incluída na RFP, economizando tempo e esforço. Além de estabelecer uma linguagem comum entre o processo de aquisição e o gerenciamento de projetos.

A elaboração de uma RFP deve ser um subprojeto de um projeto maior. O projeto de uma RFP envolve:

  • Preparação;
  • Definição dos requisitos administrativos;
  • Definição de como as informações dos fornecedores serão apresentadas;
  • Definição dos requisitos técnicos do produto ou serviço a serem adquiridos;
  • Gerenciamento de requisitos da RFP;
  • Definição de como serão apresentadas as informações de preço; e,
  • Definição do processo de avaliação das propostas.

A preparação de uma RFP envolve a organização e planejamento do projeto, o treinamento do pessoal interno, o desenvolvimento do budget e a definição do projeto de aquisição dos produtos ou serviços.

Os requisitos administrativos definem o processo de gestão do RFP, envolvendo informações dos fornecedores, como será feita a pré-qualificação dos fornecedores, como será o processo para receber perguntas e disponibilizar as respostas, como será a estrutura da RFP, como serão as reuniões com os fornecedores, como serão tratadas as propostas alternativas e os requisitos para que a proposta atenda os padrões de conformidade da empresa.

Deve-se definir quais informações e em que detalhe serão passadas para os fornecedores. Quanto maior for à quantidade de informações e seus detalhes melhores serão as propostas dos fornecedores, pois terão mais elementos para criar soluções mais próximas das necessidades dos clientes. Todos os documentos enviados devem ser classificados e com referencias no rodapé sobre o nível de confidencialidade (pública, proprietária, confidencial ou secreta).

A seção de requisitos técnicos deve-se dar preferência a definição dos requerimentos dos produtos e não a uma especificação. Isso possibilita aos fornecedores maior flexibilidade na definição do produto ou serviço. A linguagem utilizada deve ser clara e conhecida por todos os fornecedores qualificados para fornecer a solução. Os requerimentos não podem ser ambíguos ou conter termos subjetivos. Devem ser mensuráveis, ter significado e serem completos. Não devem incluir soluções pré-definidas e características desnecessárias.

Para completar o quadro de informações técnicas a RFP deve apresentar o ambiente de negócios e técnico atual e os ambientes propostos. Devem incluir as necessidades de hardware, software e aplicações.

Na seção de gerenciamento de requisitos da RFP existe uma longa lista de atividades, tais como: plano e calendarização do projeto; plano de preparação do local; atribuições de responsabilidades; necessidades de pessoal; papeis e responsabilidades; atividades de design, desenvolvimento e implantação; sistema de manutenção e suporte; treinamento e outros.

O preço das propostas dos fornecedores de vir acompanhado por informações que detalhem sua estrutura, tais como: hardware; software; aplicação; desenvolvimento de software; consumíveis; implantação do projeto; manutenção e suporte; treinamento e outros itens.

Um preço fechado tira o poder de negociação da empresa e a possibilidade de propor formas alternativas de aquisição do produto ou serviços. Para facilitar a comparação de preço defina um quadro de comparação baseado nos requerimentos da RFP e peça para os fornecedores entregarem as propostas no formato da tabela. Isso facilita a importação para uma ferramenta que facilite a comparação e permita a simulação de diferentes cenários.

Forme uma equipe para a avaliação das propostas. Defina um processo para a solicitação de esclarecimento aos fornecedores. Use técnicas de avaliação das soluções e preço. Após a análise de todas as propostas, selecione as melhores baseadas em critérios mensuráveis e crie uma lista reduzida, uma short-list. Convide os fornecedores selecionados para apresentações presenciais e demonstrações dos produtos ou visitas técnicas para dar evidências de funcionamento da solução proposta.

Finalmente, a partir de uma metodologia de score e negociações comerciais defina o vencedor da RFP e faça a aquisição do produto ou serviço.

Sumarizando, um processo profissional de aquisição de produtos ou serviços requer processo e gerenciamento profissional. O processo envolve planejamento, definição de requisitos, requerimentos técnicos, fortes aspectos gerenciais, conhecimento da anatomia do preço e um processo de avaliação baseado em itens mensuráveis, além de muita habilidade de negociação e gestão de conflitos.

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