Alguns gestores ainda encaram o outsourcing mais como uma opção de redução de custos do que aumento de eficiência operacional. Pior, consideram a redução apenas no seu centro de custo, não visualizando os impactos de custos nas áreas que prestam serviços internos. Os custos ocultos são os que mais impactam na eficiência operacional e muitas vezes não são considerados nas análises de viabilidade técnico/econômica.
Felizmente, as novas modalidades de uso de software baseado em web ajudam na redução de custos. Por exemplo, eliminam a necessidade de distribuição de pacotes de softwares de atualização pesadas. O uso de discos virtuais aumentam a segurança e eliminam o tempo dos usuários de longos períodos para fazer backup de dados. A adoção do conceito de BYOD – Bring Your Own Device – reduz os custos de manutenção e gestão de alguns equipamentos. A adoção do ensino da distância (EaD) para treinamento dos usuários reduziu o custo e melhorou a capacitação dos usuários. O uso de Cloud Computing para alguns serviços reduziu o esforço de gerenciamento e recursos de infraestrutura. A migração de desktops para notebooks e o período de substituição dos equipamentos também influenciam nos custos.
O uso de melhores práticas e tecnologias aumenta a segurança e gerenciamento, reduzindo consideravelmente o custo total de propriedade (TCO – Total Cost Ownership). A planilha a seguir compara os custos de ambientes sem gerenciamento com diferentes níveis de gerenciamentos em ambientes locais e de viagem, considerando funcionários operacionais (horário fixo de trabalho) e funcionários de conhecimento (horário estendido).
Os benefícios do outsourcing são maiores que uma simples redução de custos na linha do budget de TI. É uma grande oportunidade para aumentar a eficiência operacional da organização como um todo e um gatilho para adotar novas tecnologias que, no mínimo, alinham a empresa aos competidores mais eficientes.