As reuniões são investimentos, e estes passos podem significar a diferença entre perder tempo e energia e recurso valioso.
Quantas reuniões você assistir na semana passada que carecia de uma agenda específica, começou tarde, e depois terminou tarde? Quantas vezes você participou de uma reunião sem saber por que você estava mesmo lá? Quantas reuniões realmente resultou em uma nova idéia ou uma decisão susceptível de recurso?
Com cerca de 11 milhões de reuniões de negócios que ocorrem a cada dia, uma coisa é clara: As reuniões são um dos pilares da cultura empresarial. Quando eles são conduzidos de forma eficaz, que inspiram e inflamam a inovação, e levam as equipes a um maior desempenho, torna a organização mais forte. Quando eles são ineficazes e irrelevantes, eles afligem a todos nós com a noção de que este tempo juntos foi um desperdício, caro e ineficiente.
Muitas reuniões não conseguem gerar nenhum retorno significativo do investimento do nosso tempo e energia. E eles minam a nossa produtividade. Nossa cultura intensiva de reunião obriga as pessoas a completar o seu trabalho à margem do seu dia – no início da manhã e tarde da noite – afetando sua saúde, motivação e equilíbrio entre vida profissional.
Algo tem que mudar.
É hora de uma reunião revolucionária.
Comece a revolução, questionando o valor de cada reunião que você participa, através da preparação para as suas reuniões, e pela garantia de que as pessoas certas, e apenas as pessoas certas, são convidados.
1. CAUSA VALOR SE VOCÊ PARTICIPAR DESSA REUNIÃO?
Em vez de aceitar automaticamente a próxima solicitação de reunião, uma pausa e considerar o retorno da reunião sobre o investimento para você. Pergunte a si mesmo:
- Será que essa reunião irá me ajudar a alcançar meus objetivos?
- Como o esta reunião irá alinhar as prioridades estratégicas da empresa?
- Qual a contribuição que eu posso dar na reunião?
- Será que alguém irá notar se eu não estiver presente?
- Será que esta reunião ser energizante, ou vai sugar a vida de dentro de mim?
- Será que este encontro será uma repetição dos últimos cinco encontros que participei?
- Estar participando desta reunião é o melhor uso do meu tempo agora?
Lembre-se, cada vez que você dizer sim a uma coisa, você está dizendo não para outra coisa.
2. REUNIÕES DE SUCESSO E EFICAZES DEPENDEM DE UM BOM PLANEJAMENTO
Para se preparar para a sua próxima reunião pergunte a si mesmo as seguintes questões:
- Por que precisamos saber das coisas dessa reunião?
- Qual é o objetivo da reunião?
- Será esta uma reunião de informação, uma tomada de decisão, uma resolução de problemas, um brainstorming, um team-building, ou reunião para desenvolver habilidades?
- Ou uma combinação de alguns deles?
- Qual é o resultado que eu quero alcançar, qual o resultado desta reunião?
- Existe um formato alternativo que posso usar para alcançar o resultado?
- Se a reunião é essencial, qual é o formato ideal para alcançar os resultados: uma reunião presencial, um encontro virtual, ou uma combinação dos dois?
- Quem precisa para participar da reunião?
- Quais são as informações que eu preciso dos participantes?
- O que os participantes precisam saber ou fazer com antecedência para alcançar o resultado reunião?
- Quais as expectativas que eu tenho para os participantes da reunião e a preparação que preciso para participar de forma efetiva?
- Como vou comunicar essas expectativas?
- Qual é o tempo ideal para cumprir o propósito declarado da reunião?
Use as respostas a estas perguntas para orientá-lo no planejamento e preparação para sua próxima reunião.
3. CONVIDAR AS PESSOAS CERTAS E APENAS AS PESSOAS CERTAS
Para começar a pensar sobre quem convidar para a reunião, começe por reconhecer que existem quatro tipos de participantes da reunião: o tomador de decisão, o influenciador, o pessoal de recursos, e o executor.
O tomador de decisão é a pessoa com autoridade para tomar decisões. O influenciador tem a força e os recursos dentro da organização para defender e apoiar as decisões e iniciativas. O pessoal de recursos tem conhecimentos, habilidades necessários para apoiar as decisões e planos para a execução dessas decisões. O executor tem o conhecimento, habilidades, recursos e autoridade para concluir com êxito o trabalho resultante da reunião.
Uma reunião ideal tem cada um desses tipos de participantes da reunião no atendimento. É claro que uma pessoa pode representar vários papéis, enquanto mais de um representante de uma função específica pode ser necessária. Por exemplo, você pode precisar de três executores para concluir um projeto complexo discutido durante a reunião.
Para determinar quem realmente precisa para participar da reunião pergunte a si mesmo:
- Qual é o resultado de reunião?
- Quem na organização devem estar presente para alcançar o resultado reunião?
- Quem é o responsável pelas decisões?
- Quem é o influenciador?
- Quem é a pessoa de recursos?
- Quem é o executor?
- Se há pessoas que não serão convidados para a reunião, mas que tenham sido convidadas para reuniões semelhantes no passado, e se sim, como eu vou comunicar a minha justificativa para excluí-los, neste caso?
Sem as pessoas certas na reunião, nada vai ser feito e tempo de todos será desperdiçado. Convide as pessoas certas e apenas as pessoas certas.
Um tomador de decisão não é necessário para iniciar uma reunião. Uma reunião começa com uma pessoa a optar por fazer algo diferente e, em seguida, comunicar com os seus colegas e equipe por que eles escolheram uma abordagem diferente.
Trinta e sete por cento do tempo empregado é gasto em reuniões. Então, quando você escolher para liderar uma revolução reunião, você não está apenas garantindo que este investimento de tempo e energia gera um retorno significativo sobre o investimento, mas você também está usando o seu tempo e da equipe de para fazer o trabalho que vocês são bons e foram contratados para fazer, e esse trabalho irá fazer crescer o negócio.
Por Carson Tate
6 DE ABRIL DE 2015
Tradução do artigo da Fastcompany.com em 12/4/2015, http://www.fastcompany.com/3044684/work-smart/3-steps-towards-more-efficient-and-valuable-meetings