Uma revisão do orçamento para Governança é essencial para os negócios pós-pandemia

A pandemia do Covid-19 mostrou a importância da governança corporativa e da governança de TI nas organizações. Empresas que tinham planos de continuidade de negócios conseguiram colocar seus funcionários em home-office rapidamente, como uma rotina regular da organização. Como uma governança de TI bem estruturada, os equipamentos e procedimentos de trabalho remoto já estavam definidos e implantados. Os ramais telefônicos, automaticamente, acompanharam seus signatários para suas casas. A capacidade da infraestrutura estava ajudada para atender a demanda dos usuários remotos. Com documentos digitais e fluxo de aprovação digital não houve alteração na continuidade de pagamento de fornecedores, pagamento de funcionários e outros procedimentos de autorização. Com a produção de cenários de riscos e ações de mitigação, os modelos de governança conseguiram, se não prever tamanha catástrofe, ter um conjunto de procedimentos, já testados, para enfrentar situações críticas como esta. Com modelos de negócios orientados a era digital, baseado nos planos estratégicos dos conselheiros de administração. A estrutura da empresa estava preparada para operar remotamente e oferecer segurança física para aqueles que precisaram continuar com atividades presenciais. Que bom se isto acontecesse para a maioria das empresas. Infelizmente, as empresas foram surpreendidas pela pandemia e o que se verificou é que poucas tinham planos de continuidade de negócios.  

Acredito que agora, após muitos sacrifícios para operar as empresas em situação de contingência, os planos serão revisados e contemplados orçamentos específicos para os planos de continuidade de negócios e planos de recuperação contra desastres da área de TI (DRP – Disaster Recovery Plan).

A primeira pergunta que vem é como fazer planos de DRP e continuidade de negócios de forma eficiência, buscando atender as demandas necessárias para garantir o funcionamento das operações da empresa com o menor custo possível. A resposta é adotando modelos de governança corporativo e de TI, aceitos internacionalmente.

A vantagem do uso de modelos de governança reconhecidos internacionalmente é a confiança que se transmite aos investidores que a empresa não entrará em colapso em situações semelhantes à da pandemia da Covid-19.

Governança Corporativa

Na área de governança corporativa, os comitês de gestão de risco, controles internos e compliance deverão estabelecer planos de treinamento e apoio consultivo para as unidades de negócios reverem seus planos de continuidade de negócios. Novos pontos de auditoria, interna e externa, deverão ser identificados para garantir que os planos e seus efetivos testes estejam dentro dos padrões estabelecidos pela empresa. Os planos deverão contemplar a manutenção dos serviços e produtos para os clientes, mantendo os índices de satisfações, a saúde financeira da empresa e todas as demandas sociais e ambientais.

Estas mudanças, em muitos casos, irão gerar novos processos e, até mesmo, novos modelos de negócios digitais. O trabalho remoto (home office) deverá ser adotado como parte integrante das operações das empresas, implicando em uma completa revisão dos recursos de infraestrutura de TI oferecida para os funcionários. Uma das revisões será a adoção de notebooks para os funcionários, ao invés de desktops, mesmo que isto implique em um aumento de custo da infraestrutura, pois além do hardware serão necessárias outras ferramentas de proteção de dados, como o uso de VPN (virtual private network).

Neste processo de transformação digital, os documentos em papel deverão ser abolidos. Isto significa que novas formas de aprovações formais de documentos deverão ser implantadas com garantia legal de autenticidade e não-repúdio.

As mudanças afetarão a maior parte dos processos organizacionais, justificando a criação de um programa de transformação digital, com staff dedicado, para coordenar e apoiar os projetos das unidades de negócios e corporativos.

Governança de TI

Na área de governança de TI, a adoção dos processos do Cobit, hoje na versão 2019, é a melhor alternativa para uma implantação eficiente de planos para garantir a gestão dos processos organizacionais que contenham artefatos de tecnologia da informação, onde na prática, deve atender a toda a organização e não apenas a área de TI.

O Cobit 2019 é uma estrutura abrangente que cobre os estágios de governança, planejamento, construção e execução de TI. O Cobit contém um conjunto de melhores práticas e procedimentos para auxiliar as organizações a atingir seus objetivos estratégicos por meio do uso eficiente dos recursos disponíveis e da mitigação dos riscos de TI, interconectando a governança corporativa e governança de TI. Essa conexão é realizada associando os objetivos de negócios e de TI, com a definição de métricas e modelos de maturidade para medir o cumprimento dos objetivos e os papeis e responsabilidade das partes interessadas nos processos de negócios e TI.

Os objetivos de governança e gerenciamento no COBIT 2019 são agrupados em cinco domínios.

  • Avaliar, direcionar e monitorar (EDM – Evaluate, Direct and Monitor): agrupa os objetivos de governança. Neste domínio, o órgão de administração avalia as opções estratégicas, direciona a alta administração sobre as opções estratégicas e monitora o cumprimento da estratégia;
  • Alinhar, planejar e organizar (APO – Align, Plan and Organize): aborda a organização geral, a estratégia e as atividades de suporte para TI;
  • Construir, adquirir e implementar (BAI – Build, Acquire and Implement): trata da definição, aquisição e implementação de soluções de TI e sua integração nos processos de negócio;
  • Entregar, Serviço e Suporte (DSS – Deliver, Service and Support): aborda a entrega operacional e suporte de serviços de TI, incluindo segurança;
  • Monitorar, avaliar e avaliar (MEA – Monitor, Evaluate and Assess): aborda o monitoramento de desempenho e conformidade de TI com metas de desempenho interno, objetivos de controle interno e requisitos externos.

Cada domínio do Cobit 2019 tem um conjunto de processos que devem ser implementados para garantir a conformidade com o modelo de governança. Cabe reforçar, que os domínios e os processos são aplicáveis a todas as áreas que possuem recursos de informação e tecnologia (I&T), não se restringindo apenas a área de TI. Isto significa que o Cobit 2019 deve ser implementado por uma organização interna que tenha visibilidade e influência efetiva em toda a empresa. Somente desta forma, a implementação será efetiva.

Obviamente, que a implantação de modelos de governança implica em investimentos (CAPEX) e despesas (OPEX) adicionais. Por esta razão, recomendo que os orçamentos das unidades de negócios sejam realizados dentro dos princípios de base zero e o custeio de cada serviço interno utilize o custeio ABC.

Orçamento base zero

O orçamento base zero (ZZB – Zero-based budgeting) é um método de orçamento em que todas as despesas devem ser justificadas e aprovadas para cada novo período. Começa de uma “base zero” no início de cada período do orçamento, analisando as necessidades e custos de cada função dentro de uma organização e alocando fundos de acordo, independentemente de quanto dinheiro tenha sido anteriormente orçado para qualquer item de linha determinado. De acordo com a consultoria americana Accenture, existe exemplo de uma empresa de bens de consumo que conseguiu uma economia de 18% e um aumento de 20% no valor de suas ações.

A 3G Capital é conhecida por implementar o orçamento base zero com sucesso em suas empresas: Anheuser-Busch InBev, Restaurant Brands International (Burger King, Tim Hortons e Popeyes Louisiana Kitchen) e Kraft Heinz. A 3G Capital é uma empresa de investimentos multibilionários brasileira-americana, fundada em 2004 por Alex Behring, Jorge Paulo Lemann, Carlos Alberto Sicupira, Marcel Herrmann Telles e Roberto Thompson Motta.

O orçamento base zero deve ser implementado no planejamento pós-pandemia do Covid-19, uma vez que teremos um cenário de negócios diferente de antes da pandemia, o que é chamado de “novo normal”. Não sentido adotar velhas práticas de planejamento em um cenário onde consumidores e empresas adotaram novos comportamentos.

Custeio ABC (Activity-based costing)

O custeio baseado em atividades é um método de custeio que identifica as atividades em uma organização e atribui o custo de cada atividade a todos os produtos e serviços de acordo com o consumo real de cada um. Este modelo atribui mais custos indiretos (despesas gerais) em custos diretos em comparação com o custeio convencional.

O custeio ABC é útil para identificar os custos de TI nos processos das empresas e conhecer o investimento e gastos reais da TI, muitas vezes mascarado por outros métodos de custeio.

O método de custeio ABC é usado para apoiar decisões estratégicas, como: preços, terceirização, identificação e medição de iniciativas de melhoria de processos.

Os primeiros estudos do custeio ABC, conduzidos por Robert Kaplan e W. Bruns, se concentraram na indústria de manufatura, onde o aumento da tecnologia e as melhorias de produtividade reduziram a proporção relativa dos custos diretos de mão de obra e materiais, mas aumentaram a proporção relativa dos custos indiretos. Um dos exemplos foi que o aumento da automação reduziu o trabalho, que é um custo direto, mas aumentou a depreciação, que é um custo indireto.

Conclusão

Para o “novo normal” da economia, as empresas devem rever seus modelos de governança corporativa e TI, incluindo a adoção de novos métodos de elaboração de orçamento e custeio de produtos e serviços. Na área de governança corporativa deverá ser reforçada a gestão de risco e a implementação de ações de mitigação com o apoio às unidades de negócios pelas áreas de controles internos e compliance. Na área de governança de TI, que hoje abrange toda as unidades da organização, deve ser considerado o framework Cobit 2019, implementando o seu conjunto de melhores práticas de gestão de TI. Em decorrência destas implementações, um novo orçamento deve ser definido, onde o método de orçamento base zero é indicado, devido a brusca mudança do cenário de negócios. Assim como, a forma de custeio, considerando o uso do custeio ABC para identificar os custos indiretos para cada produto e serviço.

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