Eduardo M Fagundes

Artigos

Coletânea de artigos técnicos e reflexões de Eduardo M. Fagundes publicados entre 2011 e 2017

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Tag: redução de custos

  • Quando a redução de custos destrói um negócio?

    O foco da operação de uma empresa é a busca incessantemente pela excelência operacional, procurando o equilíbrio a qualidade e o custo dos produtos ou serviços. Em épocas de crise econômicas ou forte concorrência de mercado a palavra de ordem é reduzir custos com a manutenção da qualidade. Entretanto, se as ações forem isoladas poderá causar a destruição da empresa. Desta forma, recomenda-se que qualquer ação de redução de custos deve ter visibilidade corporativa e avaliação de risco integrado.

    São vários casos de redução de custos que podem inibir o crescimento das empresas e gerar impacto negativo no médio e longo prazo. Um exemplo é a centralização de serviços comuns em corporações com várias unidades de negócios, os chamados serviços compartilhados (shared services).

    Na teoria, compartilhar recursos reduz custos, aumenta a robustez dos controles e padroniza os processos comuns na corporação. Isso é verdadeiro se todas as unidades de negócios tiverem a mesma importância e volume de receita na corporação. Entretanto, na prática, se existirem unidades de negócios menores o compartilhamento de serviços pode matar esses negócios.

    Vamos pegar o exemplo da área de tecnologia da informação (TI) operando dentro do modelo de serviços compartilhados. Uma grande vantagem para as unidades menores de negócio é adquirir licenças de uso de software com preços através de contratos corporativos que negociam grandes volumes.

    Agora vamos analisar a seguinte situação: uma unidade menor da corporação precisa desenvolver um software para um novo negócio que exige a alocação de 5 recursos da área de TI e que trará uma receita adicional de 50% anual. Considerando que essa empresa tem uma receita anual de R$50 milhões o ganho estimado será de R$25 milhões. Um resultado excepcional para a unidade de negócio.

    Paralelamente, a área de TI recebe uma solicitação de uma grande unidade de negócio para desenvolver um software que trará o aumento de 1% da sua receita anual e será necessário alocar os mesmos 5 recursos. Considerando que a receita anual dessa unidade é de R$10 bilhões, o resultado será o incremento de R$100 milhões.

    A decisão lógica nesse caso é alocar os recursos para a unidade maior que trará mais lucratividade para a corporação. Entretanto, essa decisão lógica destrói a oportunidade da unidade menor de crescimento e poderá decretar o fechamento da unidade menor por não atingir resultados atraentes.

    Neste caso, seria melhor a unidade menor ter a sua própria área de TI e contratar serviços compatíveis com o tamanho da sua operação, mesmo que isso significasse um aparente desperdício de recursos.

    Uma das causas dessas distorções é que a contabilidade pelos serviços internos é feita por rateio e não através de custeio ABC (Activity based Costing). O modelo de custeio ABC identifica claramente o impacto dos serviços em cada produto, permitindo ações pontuais para redução de custos de forma inteligente. Assista o curso online gratuito sobre Custeio ABC.

    Outra causa para o problema é quando a empresa contrata uma consultoria para redução de custos baseado em taxa de sucesso. Obviamente, que a consultoria irá buscar todas as opções de redução de custos, independente do impacto que trará para a receita da empresa. Cabe à empresa desenvolver estudos paralelos para avaliar esses impactos.

    Uma forma de avaliar os impactos é utilizar o modelo BSC com o mapa estratégico de negócios e um processo de avaliação de risco. Veja o artigo Migrando para um modelo de gestão baseado em risco.

  • A crise e a TI. Como reduzir 40-50% das despesas de TI?

    Especialistas afirmam que nossa economia demorará a se recuperar e teremos baixo crescimento nos próximos anos. Os subsídios do governo secaram. As taxas de juros estão nas alturas e a economia dos gastos públicos está sendo transferida para quem tem títulos da dívida pública. O desemprego aumentará e a renda caíra. Nossa produtividade é quatro vezes menor que a dos americanos. A média de escolaridade dos brasileiros é de 7 anos, enquanto a média americana é 13 anos.  Nossos professores, pesquisadores e cientistas enfrentam dificuldades para suas atividades no país. Nossa indústria está em dificuldades. Apenas a exportação de commodities não será suficiente para reduzir o déficit da balança comercial. Temos poucos acordos de comércio internacionais. Nossos países vizinhos estão com taxas de crescimento maiores que devem atrair os investimentos da América do Sul e estão estabelecendo vários acordos comerciais, como o Chile e Peru que aderiram ao Trans-Pacífico. O Brasil não é signatário do Acordo de Tecnologia da Informação (ATI) que elimina tarifas aduaneiras entre os 78 países que representam 90% do PIB dos 159 membros da Organização do Comércio (OMC). A queda de renda das famílias que experimentaram o pode gerar uma instabilidade social, principalmente nas periferias das grandes metrópoles. Não existe perspectiva de uma demanda autônoma que provoque a retomada do crescimento econômico brasileiro. Resumindo, a situação do país é delicada e exige fortes mudanças na vida das pessoas, empresas e governo.

    Diante desse cenário, serão necessários ajustes profundos nos processos de negócios para reduzir, significativamente, o custo dos produtos para maximizar o lucro. Isso inclui os custos de produção, distribuição, vendas e custos administrativos, incluindo os custos de tecnologia da informação (TI). Isso implica em avaliar serviços no mercado internacional. Por exemplo, avaliar se é economicamente viável constituir uma empresa na ZPE (zona de processamento de exportação) no Uruguai e exportar os serviços para o Brasil.

    O desafio da TI deve ser reduzir seus custos operacionais entre 40-50% mantendo soluções robustas, integradas e seguras para apoiar os novos processos. A exemplo das montadoras de automóveis, a TI deve determinar qual o valor de cada serviço a ser contratado para atingir o objetivo de custo dos produtos da empresa. Essa postura aperfeiçoará o mercado de produtos e serviços de TI no Brasil, forçando os fornecedores a buscarem soluções inovadoras para atender as expectativas de custo dos clientes. Neste contexto, os custos de TI deverão ser baseados no custeio ABC, ao invés de um simples rateio entre as unidades de negócio.

    Em um pacto para a redução de custos da empresa, as áreas de negócios serão mais perneáveis em adotar processos padrões já definidos em softwares de mercado executando na nuvem, na modalidade Software as a Service (SaaS). Esses softwares já implementam práticas de excelência operacional dos processos comuns nas empresas. Aceitarão a tese que não se deve reinventar a roda. Os custos de serviços na nuvem devem ser tão atraentes que inviabilize qualquer argumento sobre falta de segurança ou politicas da empresa.

    Mudanças de processos de negócios e uso intensivo de serviços na nuvem permitirão a substituição de vários sistemas legados e, consequentemente, os altos custos de manutenção de sistema. Isso deve corrigir um problema crônico nas organizações de TI de contratar mão de obra, própria ou terceirizada, para manutenção de sistemas. Esse modelo embute o pagamento pela ineficiência da metodologia de desenvolvimento de sistemas e dos programadores. Em outras palavras, um software com erro é pago duas vezes, uma quando se desenvolve e outra quando se corrige. Contratando um serviço na nuvem, paga-se uma única vez.

    Confirmando-se a previsão de alguns especialistas que teremos conflitos sociais nas grandes metrópoles durante o processo de ajuste da economia, passa ser arriscado operar em data centers nas grandes cidades sob o risco de paralisação. Seja por greves gerais bloqueando a circulação de pessoas, transporte de produtos (como diesel para os geradores) ou por atos de vandalismos. Isso implica em contratar serviços de data centers principal e de backup em regiões de baixa probabilidade de conflito. Contratando serviços na nuvem facilita e reduz os custos dos planos de continuidade negócios.

    Outra ação que reduz custos e aumenta a segurança das informações é a virtualização dos desktops. Com a flexibilidade de utilizar diferentes hardwares para acessar aplicações corporativas e softwares de produtividade (editores de texto, planilhas eletrônicas, etc.) mantendo todas as informações centralizadas em local seguro, reduz significativamente os custos de suporte em campo. Essa solução pode ser potencializada com a adoção do BYOD (Bring Your Own Device), ou seja, permitir que o funcionário utilize seus próprios dispositivos (notebook, tablet e smartphone) para acessar as informações corporativas.

    As soluções e tecnologias estão disponíveis para todos, aproveitará esse momento, que exige transformação radical dos processos de negócios, as organizações que tiverem forte liderança para mudança e que consigam motivar seus funcionários para encarar esse desafio.

    Para ajudar no planejamento e execução de projetos de transformação desenvolvi um programa de governança de inovação que pode ser aplicado na empresa ou apenas na organização de TI. Dentro desse programa aplico um workshop de apenas um dia para apresentar técnicas de criatividade e inovação e levantar as principais possibilidades de redução de custos das organizações.

  • Objetivos dos empresários brasileiros para 2015

    Uma pesquisa da ABRASCA, Associação Brasileira das Companhias Abertas, mostra que 73% dos empresários acreditam em um crescimento da economia superior a 1% em 2015. Foram pesquisadas 65 empresas da BM&FBovespa que representam 70% do valor total da bolsa. Nessa pesquisa, 24% afirmaram que aumentarão os investimentos em 2015, 50% manterão os investimentos de 2014 e 26% reduzirão os investimentos. Dos empresários consultados, 47% temem a alta da inflação, 43% acreditam na estabilidade e 9% apostam na redução. Estão preocupados com os aumentos dos preços de itens de consumo controlados, como o da energia, que deverão aumentar acima da inflação geral. Os aumentos dos preços dos produtos e serviços, dificilmente, conseguirão ser repassados para os consumidores. Dentro deste contexto, seus objetivos deverão ser: melhorar a qualidade dos produtos; lançar novos produtos; racionalizar processos; e, reduzir os custos com mão de obra.

    Melhorar a qualidade dos produtos implica em desenvolver programas para identificar as causas raiz dos problemas, planejar melhorias, implanta-las e medir seus resultados. Isso requer metodologia, treinamento, engajamento dos funcionários, feedback rápido dos clientes e acordos com os atuais fornecedores ou busca de novos. A melhoria da qualidade nos produtos e serviços gera redução de custos. O investimento em qualidade tem retorno garantido.

    Em uma economia com baixo crescimento e incertezas com relação a manutenção do emprego, os consumidores deverão substituir alguns itens por similares mais baratos. Lançar produtos apenas com atributos essenciais e mais baratos garante a fidelidade dos clientes e evita que eles busquem alternativas na concorrência.

    Acredito que depois de anos difíceis as empresas estão operando no limite. Executam apenas os processos vitais para a manutenção das operações e para atender as conformidades legais. Nessa fase, para racionalizar processos é pensar em inovação e mudanças de paradigmas por completo. Imagino que para as companhias de capital aberto, não exista mais espaço para melhoria contínua de processos, a única alternativa é a transformação de processos.

    Para reduzir custos com mão de obra, a princípio, existem três alternativas: aumentar a produtividade com novas ferramentas e processos, contratar funcionários com salários menores ou contratar serviços especializados para substituir alguns processos internos. Acredito que a combinação das três alternativas traga resultados mais positivos.

    Neste cenário, 2015 será mais um ano de desafios que poderá ser superado com inovação, tecnologia e transformação de processos, não esquecendo a sustentabilidade ambiental.

    Desenvolvi um curso online gratuito sobre inovação que poderá ajudar no planejamento e inovação de produtos e processos. Link: http://www.efagundes.com/webcast/index.php/processo-para-inovacoes-disruptivas/

    Outro curso online gratuito é sobre Reengenharia de processos de negócios que poderá ajudar no planejamento. Link http://www.efagundes.com/webcast/index.php/como-fazer-uma-reengenharia-de-processos-de-negocios/

     

     

     

  • Telecomunicações, ainda existe espaço para reduzir custos

    Ainda é possível reduzir os custos de telecomunicações entre 10% e 50% nas organizações através da tecnologia, processos e políticas de uso. O uso de tecnologia IP para chamadas de voz reduz consideravelmente os custos de telefonia. A substituição de processos que usam telefone por aplicativos móveis reduz custos e melhora a produtividade das equipes. Mapear os custos de telecomunicações nos processos produtivos evita a bitributação do ICMS. Analisar, detalhadamente, as faturas das concessionárias de telefonia fixa e móvel identifica erros de tarifação e permite ressarcimento em faturas futuras. Investir em um sistema de gestão de telecomunicações traz redução de custos no curto prazo.

    O primeiro passo é mapear os custos de telecomunicações por tecnologia e suporte das áreas de negócios. Para serviços de voz, é importante ter um sistema de tarifação interno das chamadas de voz. Para as empresas que ainda possuem PABX físico é necessário a contratação de um software de tarifação.  A medição interna permite auditar os dados das contas do serviço de voz das concessionárias para identificar pagamentos indevidos, além de controlar as ligações particulares e conhecer os principais locais de interesse de tráfego.

    Conhecendo o perfil do tráfego de voz é possível negociar novos planos com as concessionárias para garantir melhores tarifas, fazer análises de novas soluções e tecnologias, planejar o dimensionamento da infraestrutura e rever os processos e políticas de uso dos serviços de voz.

    Ter um conhecimento detalhado do perfil de tráfego é fundamental no processo de negociação com as concessionárias. Por exemplo, se a empresa planeja migrar para o serviço de voz por IP pode negociar vantagens na contratação de links de Internet ou privados usando a minutagem de telefonia para barganhar melhores preços.

    Buscar a matriz ótima de tecnologia e serviços de voz não é uma tarefa fácil. Existe uma variedade de serviços e tecnologias com preços diferenciados que combinados podem oferecer a melhor relação custo-benefício.

    Usar as mais recentes tecnologias trará retorno rápido do investimento se combinado com novas ferramentas de colaboração para melhorar a produtividade da comunicação interna e externa. Conseguir tarifas vantajosas para a telefonia convencional pode ser neutralizada pelos custos de manutenção dos PABXs antigos. Usar serviços de IP se os locais de interesse de tráfego estão concentrados na região metropolitana podem não ser interessantes economicamente.

    Os serviços de dados têm um papel crítico na infraestrutura de telecomunicações, pois eles permitem o transporte de voz, dados e imagem. O monitoramento do tráfego de dados dos links de Internet é vital para manter a produtividade das equipes internas. Links subdimensionados causam lentidão nos acessos, limitando o trabalho diário e podendo gerar horas-extras para a conclusão de determinadas atividades. Isso significa que a economia nos links é neutralizada ou destruída pelo baixo desempenho das equipes internas.

    A comunicação entre filiais pode ser otimizada com equipamentos de compressão de dados que permitem a contratação de links com taxas menores de transmissão. Apesar do uso da Internet segura ser uma excelente alternativa, algumas empresas exigem qualidade do serviço de voz e desempenho dos aplicativos, isso pode definir o uso de redes privadas com tecnologias que assegurem o QoS (Quality of Service), como os serviços de redes MPLS. Esses serviços permitem vídeo conferência com qualidade, uma vez que é possível definir o tempo de entrega dos pacotes, evitando congelamento da imagem.

    Concluindo, a implantação de um sistema de gerenciamento de telecomunicações é fundamental para ações de redução de custos, melhoria da qualidade dos serviços e no planejamento da infraestrutura com retorno de investimento de curto prazo.