As empresas são guiadas por hábitos organizacionais de longa data, padrões que muitas vezes surgem das decisões independentes de milhares de empregados. Esta é a conclusão de dois pesquisadores, Nelson e Winter, que examinaram como as empresas funcionam, arrastando-se por pântanos de dados antes de chegar a sua conclusão central: “Boa parte do comportamento de uma empresa”, eles escreveram, é melhor “entendida como um reflexo de hábitos gerais e orientações estratégicas provenientes do passado da empresa”, e não como “resultado de uma pesquisa detalhada dos ramos remotos da árvore de decisões”. Isto significa que os executivos não conhecem as decisões que são tomadas nas empresas.
Uma empresa funciona através de acordos informais entre as áreas de negócios, onde os funcionários cedem em algumas posições para que a empresa funcione. Uma empresa se burocratiza e as pessoas começam a defender posições quando ela se hierarquiza. A partir do momento em que surge um dono de uma caixa organizacional e seu grupo de apoio, eles passam a defender posições para se proteger e conquistar seus objetivos, independente dos resultados gerais da empresa.
Entretanto, eles sabem que se não cederem em alguns pontos seus objetivos não serão alcançados. São construídas e adotadas por todos algumas regras informais para o bom convívio entre as áreas, o que faz a empresa atingir seus objetivos. Muitas vezes, estas regras não são descritas formalmente, porém são tão fortes que definem o perfil da empresa.
Uma alternativa para melhorar a produtividade de empresa é enxerga-la através dos dados. Se tivéssemos todos os dados de todas as áreas colapsados em um banco de dados poderíamos analisar suas relações e através do histórico de eventos fazer análises preditivas. Isto cria a possibilidade de rever processos e hábitos operacionais informais.
O desafio é coletar os dados. Muitas decisões são tomadas com poucos dados estruturados, plotados em MS-Excel, que são ajustados de acordo com a conveniência dos objetivos de cada área de negócio. Os ERPs (sistemas integrados de gestão) apenas tangenciam as rotinas informais por automatizar rotinas operacionais aceitas, por conveniência, por todas as áreas envolvidas no processo. Não capturam as regras enviadas por e-mails e decisões tomadas em reuniões e transmitidas verbalmente pelos gestores.
Estruturas fortemente hierárquicas têm dificuldade para inovar e perceber mudanças no mercado, pois se consumem nas rotinas informais internas. Quem observa de fora acaba enxergando oportunidades e, se for um empreendedor, cria uma startup para preencher o espaço deixado pelas empresas já estabelecidas. Empresas mais atentas a este fenômeno promovem dinâmicas para estabelecer mais vínculos informais entre as áreas de negócios, com a intensão de criar mais acordos informais, incentivar a inovação aberta, com o lançamento de desafios para encontrar soluções “fora da caixa”, e aumentando a digitalização de seus processos e coletando dados não estruturados para análises.
Concluindo, o primeiro passo para aumentar a produtividade de uma empresa é os executivos terem consciência que não dominam todas as decisões da empresa. Devem estar alinhados com os objetivos gerais da empresa e não apenas de sua área de negócios. Devem promover a interação entre os funcionários de diferentes áreas para criar acordos informais. Devem investir na inovação aberta, criando desafios para Universidades e fornecedores. E por fim, investir na digitalização de todos os processos da empresa e usar ferramentas analíticas para descrever o funcionamento da empresa.