Um PC pode custar mais de quatro vezes o seu valor de aquisição por ano em um horizonte de quatro anos. Entretanto, estudos mostram que se o ambiente do PC for controlado o gasto é reduzido em mais de 40%. Esse controle pode ser realizado com o bloqueio das funções de configuração do PC ou através da virtualização da infraestrutura dos desktops (VDI – virtual desktop infrastructure). A eficácia do primeiro modelo é limitada, pois é necessário manter uma estrutura tradicional de Service Desk, distribuição de software e procedimentos individuais de backup de dados. O segundo modelo é mais eficaz por manter todos os dados e software centralizados, permitindo o backup de dados, configuração dos ambientes e suporte a partir de um único ponto.
Reduzir o custo de gerenciamento dos PCs é um dos maiores desafios da área de Service Desk e infraestrutura. O modelo de bloquear os parâmetros de configuração e download de softwares reduz a flexibilidade dos usuários de ajustar o ambiente de seu equipamento às suas necessidades de trabalho e, consequentemente, sua produtividade. Por outro lado, deixar o controle total para o usuário implica em aumentar os custos da Service Desk. Encontrar o ponto de equilíbrio não é uma questão fácil e pode gerar atritos entre os usuários e o pessoal de TI. Esse modelo mantém todos os softwares e dados no PC do usuário, permanecendo a necessidade de suporte remoto, distribuição de software e backup remoto.
Uma alternativa é o VDI, concentrando todos os softwares e dados em servidores centralizados acessados através de redes corporativas ou conexões seguras de Internet. Nesse modelo é gerado uma ou mais configurações de máquinas virtuais no servidor e os usuários são associados a uma dessas configurações. As máquinas virtuais são acessadas a partir de um software cliente instalado no equipamento remoto que pode ser um thin client, um desktop, um notebook ou um tablet PC, com diferentes sistemas operacionais e versões.
A partir de uma console central é possível executar manutenções e implantar políticas de segurança em todas as máquinas virtuais de uma só vez. Outra vantagem do VDI é a facilidade de migração de versão de sistema operacional nos PCs remotos e manter aplicações legadas em antigas versões. Os backups dos dados são realizados de forma centralizada, aumentando a produtividade dos usuários e trazendo mais segurança às informações corporativas. Caso o usuário queira trabalhar off-line é possível fazer o download da sua máquina virtual para o seu PC e depois sincronizar com a do servidor.